Pourquoi les adresses emails pro sont-elles si importantes pour les entreprises !

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On pense souvent à tort que les adresses électroniques gratuites sont sûres car elles ne sont pas liées à vos informations personnelles. En réalité, n’importe qui peut découvrir et avoir accès à vos données personnelles, en usant un peu de certains outils parfaitement accessibles sur le net. Si vous utilisez une adresse électronique gratuite pour votre entreprise, vous mettez en péril la réputation de votre société.

Et si Gucci vous envoyait un email de type [email protected] ? Croiriez-vous que c’est réellement Gucci ? Probablement pas – vous penseriez plutôt que l’email est une arnaque. Et c’est exactement ce que penseront vos interlocuteurs si vous optez pour la même pratique ! 

C’est quoi un hébergement de messagerie et comment ça fonctionne ?

Le courrier électronique, appelé communément email, est un outil puissant pour entrer en contact avec votre public et faire passer votre message. Beaucoup de gens utilisent leur email personnel pour envoyer des courriels à leurs contacts, mais cela peut être une mauvaise idée car votre adresse électronique personnelle peut être remplie de pourriels. Investir dans des emails professionnels et obtenir des adresses électroniques qui reflètent le domaine de votre site web est la meilleure approche pour éviter les spams et conserver un aspect professionnel. Nous vous expliquons pourquoi. 

Êtes-vous à l’aise avec le fait qu’une personne s’introduise dans votre boîte aux lettres physique pour voler votre courrier ? Il en va de même pour vos emails, qui peuvent contenir des informations sensibles sur votre entreprise. Si ces informations se retrouvent entre de mauvaises mains, elles peuvent être utilisées pour des transactions illicites. Elles peuvent même être vendues sur le Dark Net à d’autres parties. À quoi pensez-vous que vos données pourraient alors servir ? Une question à laquelle la plupart d’entre nous préfère ignorer jusqu’à ce qu’il soit trop tard !

Pour protéger les boîtes de réception de leurs clients, les fournisseurs d’hébergement de messagerie professionnelle offrent une protection complète. Leurs solutions utilisent des méthodes qui fonctionnent 24h/24 pour s’assurer que vous ne verrez jamais d’emails suspects susceptibles de contenir des liens d’hameçonnage ou des logiciels malveillants.

Certains hébergeurs peuvent proposer des offres intéressantes sur l’hébergement web, mais facturent ensuite un prix exorbitant pour l’hébergement de messagerie, et vice versa. Donc, si vous vous faîtes du souci pour votre budget, vous devriez rechercher séparément les meilleures offres pour l’hébergement web et l’hébergement de messagerie. Ces offres cela-dit ne proviennent pas nécessairement du même fournisseur d’hébergement. 

Hébergement de messagerie gratuit VS hébergement de messagerie payant

L’expression « vous obtenez ce pour quoi vous payez » résume bien cette idée. En d’autres termes, si vous ne payez pas pour quelque chose, vous ne l’obtiendrez pas. Y a-t-il des inconvénients à utiliser des emails gratuits plutôt que des emails payants ? Y a-t-il des avantages à choisir un hébergement de messagerie gratuit plutôt qu’un hébergement de messagerie payant ? Examinons de plus près ces deux options. 

Messagerie gratuite :  plus de contres que de pour 

Avantages de la messagerie gratuite

  • C’est gratuit ! L’avantage de pouvoir changer de fournisseur de messagerie à tout moment devrait être sans soucis. 
  • Vous n’avez pas besoin d’attendre l’expiration de votre plan d’hébergement de messagerie actuel pour changer de fournisseur. C’est gratuit, vous n’avez donc rien à payer. 

Inconvénients de la messagerie gratuite

  • Il est impossible d’établir des domaines de messagerie personnalisés avec ce service : par conséquent, vous risquez de perdre votre crédibilité. 
  • Soyez prêt à recevoir des publicités dans votre boîte de réception : si vous ne payez pas pour un compte de messagerie auprès d’un fournisseur de messagerie gratuite, il devrait être en mesure d’obtenir des revenus d’une autre source. Pas vrai ? Il est possible qu’il vende de l’espace publicitaire dans votre boîte de réception. Toutefois, si vous devez payer pour cela, pourquoi ne pas opter pour un service de messagerie professionnelle ?
  • Votre stockage sera tôt au tard insuffisant : des plafonds de stockage payants peuvent être présents sur les boîtes de réception gratuites, vous obligeant à payer ou à supprimer vos données pour libérer l’espace. Toutefois, si vous prévoyez de payer pour le stockage, pourquoi ne pas opter plutôt pour un service de messagerie hébergé professionnel ? 

Messagerie payante :  Plus de pour que de contres

Avantages de la messagerie payante

  • Renforcez instantanément votre crédibilité et votre professionnalisme en obtenant un domaine de messagerie personnalisé. 
  • Gérez avec plus d’efficacité vos collaborations en attribuant des adresses électroniques professionnelles à votre équipe. Cela leur permet de personnaliser leur boîte de réception avec leur nom, fonction et service. 
  • Enregistrez vos emails dans le dossier Spam : les mails provenant d’adresses de messagerie web gratuites sont plus susceptibles d’être bloqués, contrairement aux mails provenant d’un domaine personnalisé. Cela est particulièrement vrai si vous envoyez des mails en masse.
  • Vous ne recevrez aucunes publicités dans votre boîte de réception : à part au cas où vous l’aurez accordé, votre boîte de réception sera épargnée de toute publicité. Ce qui veut dire une expérience de messagerie plus propre et plus agréable.

Inconvénients de la messagerie payante

Ce n’est simplement pas gratuit. La question qui devrait vous interpeller à ce niveau, est ce que cela vaut-il la peine d’être payé si l’on considère les avantages qu’elle procure ?

Mon email personnalisé est-il inclus dans mon hébergement web ?

La réponse est oui ! Un email dit professionnel peut-être inclus dans votre forfait d’hébergement web. Vous aurez le contrôle de votre adresse électronique pro avec votre nom de domaine et un accès via votre panneau de contrôle d’hébergement web. Cette approche est totalement gratuite mais vous laisse sur votre faim si vous êtes à la recherche de plateforme collaborative efficace

Si vous êtes à la recherche d’un nom de domaine et d’un forfait d’hébergement comprenant une adresse électronique personnalisée, vous trouverez chez Nindohost ce que vous cherchez !

Mon hébergement de messagerie pro, oui,  mais par où commencer ?

Vous savez que vous devez mettre de l’ordre dans vos emails, mais vous ne savez pas par où commencer ! 

Si vous n’êtes toujours pas convaincu, sachez que cela contribue non seulement à verrouiller la réputation de votre entreprise mais également à améliorer votre management organisationnel.

Il n’est pas rare que les gens jugent une entreprise par ses emails, et un hébergement d’emails professionnels vous aidera à vous démarquer de la concurrence.

Il existe actuellement plusieurs solutions de messagerie professionnelle disponibles pour les entreprises et certaines sont plus chères que d’autres. Les plus populaires restent Google Workspace et Microsoft 365, avec des tarifs plus ou moins élevés pour les TPE/PME, qui cherchent, certes un moyen efficace pour leur messagerie professionnelle, mais en même temps à un budget flexible et abordable. La solution Nindomail est l’une des solutions qui été pensées et élaborées dans ce sens. 

C’est en effet un système de messagerie ultra-performant, évolutif et parfaitement adaptable au volume d’envoi quotidien de mails et au nombre de comptes nécessaires à chaque business. Donc si vous venez de démarrer votre projet et que vous êtes à la recherche d’une plateforme d’échange professionnelle, vous devriez y jeter un coup d’œil, peut-être que cela vous inspirera. 

Voici d’ailleurs un bref aperçu sur ce qu’elles vous offrent en toute objectivité :

Une configuration facile et efficace

Il y a quelques points à garder à l’esprit lors de la création d’adresses emails professionnelles. 

  • Tout d’abord, choisissez une adresse à consonance professionnelle qui inclut le nom de votre entreprise. 
  • Ensuite, votre adresse électronique pro doit être facile à retenir et à taper et devrait être configurée de telle sorte qu’elle soit facilement retrouvée par les clients potentiels et actuels lors des recherches, de type [email protected], [email protected]
  • Évitez toutefois de lier vos adresses emails pro à des personnes spécifiques, car cela signifie qu’elles pourraient passer entre les mailles du filet si ces personnes sont absentes par exemple, et ce pour quelque raison que ce soit. L’utilisation d’adresses comme celles-ci “[email protected]” simplifie à la fois une bonne structuration de votre société et indique aux clients que votre entreprise est prête à les prendre en charge quelles que soient les circonstances. 
  • Enfin, veillez à vérifiez fréquemment votre courrier électronique afin de ne pas manquer des messages importants.

Quant à la configuration technique, il y a plusieurs choses que vous devez faire. Tout d’abord, vous devez bien choisir votre fournisseur de messagerie professionnelle. Il existe une grande variété de solutions de messagerie, alors prenez le temps de rechercher celle qui répondra le mieux à vos besoins. Comme présenté un peu plus haut, les plus populaires sont Google WorkSpace, avec une configuration plutôt simple, Microsoft 365, dont la configuration peut être un peu délicate. Vous en trouverez également d’autres, et le Nindomail  est l’une des solutions de messagerie pro dont la configuration reste entièrement à la portée, avec des étapes claires et simplistes, en plus d’un accompagnement d’experts au besoin. Une fois que vous avez  sélectionné un fournisseur d’adresses électroniques, vous devrez créer un compte auprès de lui. Et une fois cette étape franchie, vous pourrez commencer à créer et à utiliser votre emails pro.

Résultats des courses : Oubliez votre email perso et gratuit pour votre business

Prêt à ressembler au pro que vous êtes ? Obtenez un email basé sur un domaine qui contient le nom de votre entreprise ou votre marque. C’est un moyen facile de prendre le contrôle de votre image professionnelle – même si vous êtes toujours en mode démarrage.

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