G Suite a été désormais rebaptisée « Google Workspace ». Ce changement de nom traduit-il juste un simple désir de changer, ou s’agit-il d’une transformation plus prononcée?   

Pendant plus d’une décennie, G Suite a été une collection d’outils de productivité professionnelle de Google. Toutefois, la façon dont les gens travaillent a évolué, et il a bien fallu que Google fasse quelque chose pour symboliser cette transformation.

Celles et ceux d’entre vous qui utilisent régulièrement Gmail ont dû remarquer l’intégration d’un onglet Google Meet (anciennement Hangouts Meet). C’était au fait l’un des premiers pas de Google vers la construction d’un espace de travail unique qui permet de faire plein de choses sans changer d’écran.

Qu’est-ce que G Suite? Qu’est-ce que Google WorkSpace? Quels sont les avantages de Google WorkSpace? Pourquoi devriez-vous envisager Google WorkSpace pour votre entreprise? Y a-t-il une différence entre ce nouveau concept et celui de G Suite? Des éléments de réponse à ces 5 questions, plus bas.

Avant Google WorkSpace, il était une fois G Suite…

Avant de parler de Google Workspace, jetons un bref coup d’œil à la G Suite. Ce service a été lancé en 2006 pour permettre aux organisations d’utiliser les services de Google sur leurs propres domaines moyennant un abonnement mensuel.

Pour en apprendre davantage sur l’histoire de G Suite, nous vous recommandons l’article suivant sur WikiPedia

G Suite devient Google WorkPlace

Plutôt que de gérer leur propre stockage réseau, leur serveur de messagerie et d’autres outils divers, la G Suite permettait aux entreprises d’utiliser un “bouquet” d’outils de productivité et de collaboration dans le nuage de Google comme base de leurs activités.

L’ensemble d’outils d’origine comprenait Gmail, Google Talk, Google Agenda et Google Page Creator. Au fil du temps, il s’est étendu pour inclure Google Docs, Sheets, Slides, Forms, Google Drive, Google Chat, et Meet.

Tous ces outils sont disponibles gratuitement pour les consommateurs, mais il leur manque certaines fonctionnalités. Ainsi, les clients de G Suite obtiennent des adresses électroniques personnalisées avec le nom de domaine de l’entreprise (par exemple @nindohost.com au lieu de @gmail.com), un stockage en cloud, des outils d’administration, un service d’assistance clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, et bien plus encore.

Qu’est-ce que Google Workspace ?

Google Workspace poursuit l’évolution de G Suite. En fait, ce n’est même pas le premier changement de nom. Le service s’appelait à l’origine « Google Apps for Your Domain ». Plus tard, il a été renommé simplement « Google Apps », avant d’être finalement rebaptisé « G Suite » en 2016.

Google explique que le nom « G Suite » avait la connotation d’un environnement de travail très traditionnel. Comme le concept d’espace de travail a changé, la firme a estimé que le nom devait invoquer ce changement. Dans ce sens, et pour l’histoire à venir, rappelons qu’au moment où nous rédigeons le présent article, la pandémie Covid-19 sévit toujours dans la planète, enregistrant de nouveaux cas et de nouveaux décès au quotidien. Plusieurs entreprises, dont Google, ont été contraintes à adopter le mode de travail à distance depuis la maison, en recourant à des outils de communication et de productivité comme Google WorkSpace. 

Google WorkSpace remplace G Suite

La nouvelle interface de Google Workplace

A la base, Google Workspace est le même service que la G Suite. C’est l’aboutissement de plusieurs changements que Google a apportés tout au long de l’année 2020. Les différents outils sont mieux intégrés les uns aux autres. Plutôt que de basculer sans cesse entre Gmail, Docs, Meet, etc., tout est disponible en un seul endroit, de façon centralisée.

Google Workspace est-il gratuit ?

Google WorkSpace n’est pas un service gratuit, bien que tous les outils disponibles dans cette suite aient des versions grand public gratuites. Ainsi, différentes tarifications existent pour répondre aux besoins de votre organisation. 

Liste des outils inclus dans Google WorkSpace :

  • Gmail
  • Google Drive
  • Google Docs, Sheets and Slides
  • Google Forms
  • Google Sites
  • Google Calendar
  • Google Chat
  • Google Meet
  • Google Currents
  • Google Keep
  • Google Vault
  • Jamboard
  • Google Workspace Marketplace
  • Google Cloud Search
  • Google Hire

Les avantages de Google WorkSpace pour l’entreprise

Nous l’avons déjà dit plus haut : il ne s’agit pas d’un simple “rebranding” opéré sur un coup de tête! Il s’agit d’une étape importante vers la modernisation de la plateforme de travail de Google.

La G Suite (et ainsi des produits similaires comme la suite Microsoft Office) ont été conçus pour une autre époque révolue. Aujourd’hui, ces outils impliquent encore de se trouver dans une boîte très traditionnelle où le travail est effectué dans un immeuble de bureaux. C’est du moins ce qu’affirme Javier Soltero, responsable de Google WorkSpace.

Ce dernier rajoute que ce n’est clairement plus le cas en 2020 avec autant de personnes travaillant à domicile, et s’appuyant sur le web pour communiquer et être productif. 

Le nouveau surnom « WorkSpace » (espace de travail) donne une impression de mobilité et montre que le travail peut de plus en plus être effectué n’importe où.

Avec Google WorkSpace, faire plus, depuis un même endroit

Cela dit, avoir la possibilité d’être productif n’importe où ne signifie pas qu’il faille travailler tout le temps. Google tient compte de ce fait avec le nouveau Gmail qui propose des avis d’absence du bureau et ne dérange pas pour aider à gérer le temps. 

Cependant, la véritable façon dont Google Workspace veut gérer votre journée et vous permettre de tout faire dans une seule fenêtre. Le nouveau Gmail réunit tous les outils de communication clés de Google dans une seule application. Le courrier électronique, la messagerie instantanée et les appels vidéo sont désormais côte à côte. Vous n’avez plus à décider quelle application ouvrir ou vers laquelle naviguer, et il vous suffit de cliquer dans Gmail pour trouver l’outil qui vous convient.

Créer et visualiser des documents depuis n’importe où…

Dans le cadre de la simplification du travail, une fonctionnalité à venir vous permettra de créer un nouveau document directement à partir du Chat, et de laisser d’autres personnes extérieures à votre entreprise le modifier. En attendant, la fonction « Meet picture-in-picture » sera bientôt disponible pour les documents, les feuilles de calcul et les diapositives afin de permettre une collaboration en temps réel.

Une autre commodité supplémentaire est de pouvoir prévisualiser très rapidement un fichier lié dans n’importe quel document. Disponible dès aujourd’hui, le survol d’un fichier de diapositives lié ouvre une fenêtre en ligne permettant de se déplacer de page en page. 

Devriez-vous envisager Google WorkSpace pour votre entreprise?

Absolument!

Si vous voulez vous inscrire dans la nouvelle dynamique de travail productif mobile et à distance, vous devriez sérieusement envisager de basculer votre messagerie actuelle sur le cloud de Google. Voici ce que vous y gagnerez :

  • Plus de productivité : une gamme d’outils multifonctions avec tous les avantages d’une suite bureautique traditionnelle ;
  • Plus de collaboration : travail collectif en temps réel sur un même document et des visioconférences sécurisées de haute qualité directement depuis votre messagerie ou votre agenda ;
  • Plus d’organisation : un puissant calendrier qui s’intègre à tous ces outils de façon native ;
  • Annulation des soucis de maintenance : garantie de continuité de service et de sauvegarde des données. Tout est pris en charge par Google 24/7).